Política de uso de la tarjeta PEX

Propósito

Para pagos a proveedores y contratistas, utiliza el proceso de solicitud de pago de SVA.

Para otros gastos diarios que no son relacionados con el personal, como suministros, comidas, gasolina, etc., SVA ofrece tarjetas PEX a lxs tesorerxs de proyectos como una manera fácil y rápida de acceder a los fondos de tu proyecto mantenidos en SVA. Las tarjetas PEX son especialmente útiles durante periodos cuando los proyectos anticipan un aumento en las transacciones, tal como eventos especiales, retiros y viajes.

La tarjeta PEX es una tarjeta prepago y se puede usar en cualquier lugar que acepte tarjetas de débito Visa.

Elegibilidad

Cualquier Proyecto patrocinado con un saldo de $1,000 o más es elegible para solicitar una tarjeta PEX.

Límites

Cada tarjeta PEX estará limitada a una cantidad máxima establecida por SVA. Estableceremos la cantidad máxima en consideración a:

fondos disponibles en el saldo del fondo del proyecto
gastos proyectados para los que se utilizará la tarjeta (gastos diarios, no del personal)

El límite general permitido en cada tarjeta será de $1,000 mensuales. Según sea necesario, el límite puede ser aumentado temporalmente para acomodar gastos del proyecto específicamente planeados. Por ejemplo, si un proyecto se está preparando para un festival grande, lx tesorerx del proyecto puede solicitar un aumento contactando el Departamento de Finanzas de SVA (aj@southernvision.org y leilani@southernvision.org).

SVA tiene la responsabilidad final por los fondos gastados a través de las tarjetas PEX. Por lo tanto, SVA tendrá la decisión final sobre el límite establecido para cada titular de la tarjeta.

Solicitud de fondos y tramitación

La Southern Vision Alliance trabaja duro para garantizar que todos los pagos se procesen de manera rápida y eficiente. Normalmente, los pagos PEX se procesan dentro de 10 días laborales. Una vez que lx tesorerx del proyecto obtenga la tarjeta PEX, debe de solicitar los fondos siguiendo estos pasos:

Contactar el Departamento de Finanzas de SVA enviando un correo electrónico a aj@southernvision.org y leilani@southernvision.org.
Como documentación, envía una factura por la cantidad deseada (debe decir “Solicitud PEX” en la factura) y un W9 si SVA no lo tiene en sus archivos.
Lx tesorerx del proyecto recibirá un correo electrónico cuando los fondos estén disponibles en su tarjeta.

Condiciones de uso

La tarjeta PEX:

Solo puede ser utilizada para gastos comerciales organizacionales o relacionados con el proyecto. El pago de transacciones personales a la tarjeta PEX no es aceptable bajo ninguna circunstancia. Todas las transacciones serán revisadas para garantizar el cumplimiento de esta política.
No se puede utilizar para pagar facturas de servicio a proveedores o contratistas. Dichas facturas deben enviarse a través del proceso de solicitud de pago.
No se puede utilizar para obtener adelantos en efectivo. Esta prohibición se extiende de manera similar a equivalentes en efectivo como cheques bancarios o de viajero, tarjetas de regalo y transferencias electrónicas en efectivo.

Debes conservar todos los recibos de todas y cada una de las transacciones. Si no se envían los recibos, se cancelará la tarjeta y se retirarán los privilegios de la tarjeta PEX. El Proyecto es responsable de todos los gastos relacionados con la tarjeta PEX. En todos los casos de uso indebido, SVA se reserva el derecho de recuperar cualquier dinero de lx titular de la tarjeta. Cualquier recibo que lx titular de la tarjeta no pueda proporcionar se considerará como ingreso y se notificará como ingreso en su formulario 1099.

Número de Identificación Personal (PIN, siglas en inglés) de la tarjeta PEX

Al igual que una tarjeta de débito, las tarjetas PEX requieren un PIN de 4 dígitos establecido por lx titular de la tarjeta. Lx titular de la tarjeta podrá utilizar el PIN en los puntos de venta para hacer compras. El PIN no se puede utilizar en un cajero automático (ATM) ni para recibir dinero en efectivo de un negocio. Las transacciones en efectivo serán rechazadas.

Requisitos para elegir tu PIN:

Debe tener cuatro dígitos
No debe ser todo el mismo dígito (P.Ej., “1111”)
No debe constar de cuatro dígitos en secuencia (P.Ej., “1234”)
No debe coincidir con los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta

Lxs titulares de la tarjeta deben seleccionar su PIN cuando firmen su contrato.

Informes de transacciones

Todas las transacciones deberán informarse a través de la aplicación PEX o del sitio web PEX. A través de la aplicación PEX o el sitio web PEX puedes enviar:

un recibo
la fuente de financiación, que será:

una subvención que tu proyecto haya recibido o
si estás usando fondos generales “sin restricciones”, simplemente coloca el nombre del proyecto como la fuente de financiación.

el tipo de gasto del Plan de Cuentas (como comidas, transporte terrestre, etc.)

No puedes etiquetar un gasto PEX con más de una cuenta o fuente de financiación. Para poder dividir los gastos, lxs titulares de las tarjetas deben hacer compras separadas o indicar de otro modo en las notas que nuestro equipo de contabilidad debe registrar una división.

Responsabilidades de lxs titulares de las tarjetas

Lxs titulares de las tarjetas son responsables de las siguientes medidas de notificación y seguridad para el uso de su tarjeta:

Lxs titulares de las tarjetas deben presentar recibos como prueba de las transacciones.
Las compras con tarjeta sin recibos son en última instancia responsabilidad de lx usuarix y de su proyecto. Si no se proporcionan recibos o no hay una explicación creíble para los gastos sin respaldo, se suspenderá o cancelará la tarjeta PEX.
El reembolso por la devolución de bienes o servicios debe acreditarse directamente en la cuenta de la tarjeta. Lx titular de la tarjeta no debe recibir dinero en efectivo.
Las tarjetas perdidas o robadas deben ser reportadas y canceladas inmediatamente a través de expenses@alliedmedia.org.
Cualquier persona a quien se le emita una tarjeta PEX está en una posición de fideicomiso en lo que se refiere al uso responsable de fondos de caridad. El uso indebido o no autorizado de la tarjeta puede dar lugar a que lx titular de la tarjeta se responsabilice por los gastos, que se emprenda un recurso legal contra lx titular de la tarjeta, la terminación de la tarjeta o la terminación del patrocinio fiscal.

Transacciones en disputa

Lx titular de la tarjeta debe tomar medidas para resolver cualquier transacción en disputa con lx proveedor (por ejemplo, solicitar un reembolso por un cargo excesivo). Tu responsabilidad principal es ponerte en contacto con lx proveedor e intentar resolver la disputa. También debes notificar a PEX y SVA inmediatamente acerca de la disputa para su resolución. Notifica a PEX llamando al número que aparece al reverso de tu tarjeta. Notifica a SVA poniéndote en contacto con aj@southernvision.org y leilani@southernvision.org.

Cambio en la relación

Si cualquiera de las partes termina la relación de patrocinio fiscal del proyecto con SVA, lx titular de la tarjeta debe completar el informe de transacciones para todos los gastos pendientes. Además, la tarjeta debe ser entregada a SVA en el momento de la terminación.

Preguntas adicionales

Las preguntas relacionadas con esta política deben dirigirse a aj@southernvision.org y leilani@southernvision.org.

Reconocimiento de las políticas

Reconozco que he solicitado o recibido una tarjeta PEX. Se me ha proporcionado y he leído la política de la tarjeta PEX, y entiendo que soy responsable de cumplir con las reglas de la política. Entiendo que la violación de la política puede resultar en la cancelación de mi tarjeta. Dependiendo de la naturaleza de la violación, se podría presentar una acción legal o disciplinaria por el uso indebido de parte de lx titular de la tarjeta.

Nombre de lx tesorerx del proyecto/titular de la tarjeta: _________________________________________________

Nombre del proyecto: ________________________________________________________________

Fecha de nacimiento de lx tesorerx del proyecto/titular de la tarjeta: _____________________________________________

Dirección: ___________________________________________________

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Correo electrónico de lx tesorerx del proyecto/titular de la tarjeta: _________________________________________________

Teléfono de lx tesorerx del proyecto/titular de la tarjeta: __________________________________________________

Selecciona un PIN de cuatro dígitos: _____________________________________________________

Firma de lx tesorerx del proyecto: ___________________________________________________

Fecha : ________